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索 引 号: 723221931/2018-00115 主题分类: 电子政务、通知、其他 发布机构: 县府办
发布日期: 2018-06-27 文    号: 岳府办函[2018]59号 关 键 词: 视频会议

岳池县人民政府办公室关于印发岳池县高清视频电视会议系统及可视电话系统管理制度的通知

  各乡镇人民政府,各园区管委会,县级相关部门:

经县政府同意,现将《岳池县高清视频电视会议系统及可视电话系统管理制度》印发给你们,请认真组织实施。

  岳池县人民政府办公室

2018年6月27日
  岳池县高清视频电视会议系统及可视电话系统管理制度


一、目的

为加强我县高清视频电视会议系统(以下简称视频会议系统)及可视电话系统的运行管理和日常维护,确保系统的正常使用和稳定运行,提高会议效率及质量,特制定本制度。

二、系统概述

视频会议系统由3个视频会议主会场(吴雪艺术中心多功能厅、县政府二楼会议室、县扶贫移民局会议室)、45个远端分会场(43个乡镇,高新区、现代农业园区管委会)通过电子政务外网组成,可实时提供语言、声音、图像和数据传输,能够满足各类会议、远程培训、应急指挥工作需求。

可视电话系统由123台IP视频话机通过电子政务内网组成,可实现多人、多组即时语音、视频通话。

三、设备管理及维护

(一)各使用单位确定分管领导和专人信息员,建立管理责任制度。信息员要熟悉网络,责任心强,保障手机通畅,能随时联系。

(二)视频会议及可视电话系统对传输网络要求较高,各乡镇在增减网络设备、优化自身网络结构、调换会议室及办公室等有可能影响系统使用的情况时,需告知县政府办电子政务股(联系电话:5239256,联系人:谢三超13696181597、彭浩13699641373,QQ群:531154141),由县政府办公室联系施工单位配合实施。如自行更改网络或其他设置造成系统不能使用的,所产生的恢复费用由使用单位自行承担。

(三)如果有较长时间没有召开视频会议,应在每15天左右将视频会议系统设备打开运行,检测设备和网络的工作情况,如发现设备出现故障,应及时联系进行设备维修及故障排除。如因保管不当或人为原因造成故障需专业技术人员现场解决的,所产生的费用由使用单位承担。

(四)当视频会议系统操作管理人员发生变化时,应立即指定新的系统管理员并报告县政府办公室电子政务股,同时做好设备、资料、配件(遥控器)等相应的管理交接工作,并由离任的原系统管理员对继任的新系统管理员作相应技术培训。视频会议系统分管领导和系统管理人员及其联系方式(包括办公电话、移动电话、电子邮箱)如发生变更,应及时将变动情况报告县政府办公室电子政务股。

(五)各乡镇书记和乡镇长办公室可视电话应保持电源长期开启状态,不随意更改电话现有设置。

(六)视频会议期间,严禁电影、视频等大数据量的下载。

(七)接到会议通知后,各乡镇管理员按规定时间到场调试,不得迟到。各单位管理员要熟悉操作流程,规范操作。

(八)操作手册和常见问题诊断已下发QQ群,请各乡镇管理员自行下载并了解熟悉,县政府办公室将定期组织考试。

四、会议管理

(一)为降低成本、提高效率,凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训、工作沟通等,原则上应通过视频会议系统实施。

(二)在召开视频会议前,会议召集方要提前通知参会单位、参会人员、会议主题和议程等。

(三)视频会议调试前,县政府办公室将提前在党政网上通知相关单位调试,原则上提前半天进行会议调试,各参会单位接到通知后,应及时打开视频会议系统,查看画面、声音是否正常,如发现问题要及时排除,如果不能排除应及时与县政府办公室电子政务股联系。调试过程没有上报问题的单位,将视为视频会议系统正常,如发现问题不上报,造成严重后果的,由参会单位自行负责。调试完毕后,参会单位须将话筒调至关闭状态,以免分会场声音传至主会场,影响会议整体效果。

(四)视频会议进行过程中,各参会单位应保持会场安静,会议中如需要发言时,方可打开话筒进行发言,其余时间各分会场均应关闭话筒。

五、督查与考核

(一)视频会议与现场召开的各种会议具有同等地位和效力,各单位应高度重视、正确对待,认真做好会议组织工作。

(二)参会人员应严格遵守会议纪律。

1.会前10分钟进入会场,并在摄像镜头取景范围内靠前就座;

2.不缺席,不早退,不随意在会场内走动;

3.会议过程中严禁交头接耳、接听电话、打瞌睡或做与会议无关的事;

4.联调不成功或会议进行期间遇突发事件(如:停电、网络不通等)不能及时修复的,需立即向县政府办公室电子政务股报告,并组织参会人员就近到其他分会场参会。

(三)会议主办单位要加强主会场及各分会场会风会纪监督管理,发现违规违纪情况及时报告会议主持人,给予批评纠正;对违反操作规程、造成严重事故的给予通报批评。

六、其他

(一)使用视频会议系统必须严格按视频会议系统操作规程(详见附件)操作,凡因不按操作规程使用,导致影响会议正常举行或设备损坏的,由相关人员承担责任。

(二)视频会议设备放置环境要做到干燥、防水、防尘,设备温度不宜过高。

(三)视频会议系统及可视电话系统的各项设备参数已按要求设定,与会人员在使用时不得随意更改,且可视电话系统严禁接入WiFi网络。

(四)视频会议系统召开的会议结束后,及时将各项设备电源关闭。

附件:1.视频会议系统操作规程

2.岳池县高清视频电视会议系统及可视电话系统联络员名单


附件1

  视频会议系统操作规程


一、开机

(一)检查网线是否已经连接,视频设备、电视电源是否插入电源插板。

(二)打开电视遥控器电源开关,在将视频输入信号切换到与视频会议终端相应视频源HDMI。

(三)打开视频会议终端遥控器电源开关,启动后终端指示灯为蓝色,摄像头进行自检(大约1分钟左右),听到视频会议终端发出的声音,看到会场图像,并在主画面的下方可以看到终端的IP地址。

(四)检查话筒连接线并将麦克风放在合适的位置。

二、加入会议

(一)参会单位打开电视和终端后,系统会自动呼叫主会场,并接入主会场的画面和声音,各参会单位不需要手动呼叫。

(二)呼叫完成后,等待主会场进行点名,配合主会场进行声音图像测试,如声音大小不合适,通过调节电视机音量达到最佳效果。

(三)在不需要发言的时候将终端话筒静音,防止会场嘈杂(话筒静音状态为红色,电视左下角可以看到对应的静音标志),在需要发言的时候将话筒打开即可。

(四)点名发言完毕后不要再对视频会议终端进行任何操作。

三、关机

(一)首先关闭视频会议终端电源,再拔掉视频会议终端的电源插头。

(二)关闭电视机,再拔掉电源插头。

四、注意事项

(一)会议结束后视频会议终端必须先关终端设备开关,再拔电源插头。

(二)视频会议终端尽量不要随便搬动,频繁拔插设备上的连接线。

(三)摄像机禁止用手掰动,禁止擦拭镜头。

(四)视频会议终端和摄像机不用时用布遮住,做好防尘,防水。

(五)注意避免视频会议终端和摄像机直接阳光曝晒。

(六)保证会场环境,避免潮湿。

附件2

  岳池县高清视频电视会议系统及可视电话系统联络员名单


单位名称(盖章):时间:


姓名
职务 办公电话 手机号码
       
       
       


备注:1.请各单位在7月4日前报送高清视频电视会议系统及可视电话系统联络员名单(其中:副科级分管领导1名,兼职管理员2名)。

2.在视频会议召开前及会议过程中,2名兼职管理员至少有1名要电话保持畅通并在场调试,保证会议顺利进行。